Corporate Content Management Systems (ECM-systemer) er de typer programvareteknologier som er vidt anvendelige innen styring, lagring, gjenfinning og beskyttelse av ustrukturert informasjon som er direkte relatert til styring av forretningsprosesser i enhver organisasjon.
Noen forveksler ECM-systemer og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (Edms). Forvirringen mellom disse definisjonene oppstår på grunn av det faktum at svært ofte EDMS, i tillegg til dokumenthåndteringsmoduler for bedrifter, inkluderer noen ECM-funksjoner. Som for eksempel medarbeidernes interaksjon for å utarbeide dokumenter. I en slik situasjon er det fullt mulig å diskutere utvidelsen av funksjonalitet til ECM-systemet.
Hovedforskjellen mellom ECM-systemet og EDMS er at i tillegg til å utføre elektronisk dokumenthåndtering av bedriften, skaper ECM-systemer et enkelt informasjonsrom for alle brukere av organisasjonen, samt gir automatisering av forretningsprosesser.
Takket være bruken av ECM-systemer blir arbeidsressursene optimalisert og driftskostnadene til bedriften redusert betydelig.
ECM-systemer inkluderer vanligvis de følgende underavsnitt (moduler), som hver integrerer seg med resten av underavsnittene, og kan også eksistere separat.
Nedenfor er noen av dem:
- Enterprise elektronisk dokumenthåndteringsmodul;
- Business Process Support Module;
- Web content management module for et bedriftsnettsted eller portal,
- Media Content Management Module;
- Kunnskapshåndteringsmodul;
- Modul for tilgang til kontroll av innhold, som gir nødvendig informasjon uansett tid og sted.
Hver av underavsnittene krever visse ferdigheter. For eksempel krever administrasjon av nettinnholdet på et bedriftsnettsted eller portal en spesifikk kunnskap om å administrere Internett-ressurser, og foretakets elektroniske dokumenthåndteringsmodul krever detaljer om den interne bevegelsen av dokumenter.
ECM-systemer kombinerer innholdet i dokumenter og ledelsesmessige aspekter ved bedriften, og skaper et enkelt miljø for dokumenthåndtering og reduserer antall arbeidsaktiviteter for implementering av forretningsoppgaver. Dermed blir bedriftens innhold tilgjengelig for de brukerne som trenger det for raskt og av høy kvalitet.
